数智时代科技档案数字化及知识管理对策研究

科情智库

数智时代背景下传统的科技档案管理已不能满足发展需求，通过大数据、云计算、数字技术以及人工智能等新一代信息技术助力科技档案数字化及知识管理，发挥科技档案知识功能，成为科技档案现代化管理的发展趋势。

近年来，山西省科技档案管理不断完善档案管理制度，细化了科技档案管理等制度规范，持续改善科技档案业务基础环境，不断强化科技档案安全，夯实科技档案管理人才队伍，积极布局科技档案信息化建设，加快推进科技档案数字化进程，为科技档案知识管理奠定了基础。存在的主要问题有：对科技档案数字化及知识管理重视度不够，紧跟数智时代利用新技术、新方法开发利用科技档案的意识不强；缺乏专门的科技档案管理专业机构；科技档案管理专业人才匮乏，积极引进或培养同时具有计算机专业和信息资源管理专业背景的复合型人才迫在眉睫；科技档案数字化及知识管理起步较晚且仍处于数字化加工初期，紧跟数智时代步伐利用人工智能技术，结合ChatGPT、DeepSeek等生成式人工智能技术建设智慧科技档案馆更是空白。

随着大数据、云计算、人工智能的快速发展，全国各省（自治区、直辖市）积极开展科技档案数字化加工和信息化建设，加快推进科技档案知识管理。尽管各地都积极推进科技档案信息化建设，加快科技档案数字化进程，推动科技档案知识管理，发挥科技档案知识价值和科研智库功能，但在利用人工智能技术助力科技档案知识管理方面，特别是借助ChatGPT、DeepSeek等生成式人工智能模型或AI智能问答知识服务模型推进科技档案的智能化建设，建设数字化智能化的智慧科技档案馆，各地科技档案管理部门或科技档案管理专业机构还未进行规划布局或布局还处于萌芽状态。全国科技档案管理共性问题包括：科技档案知识管理重视不够，科技档案的知识价值未得到有效释放；全国科技档案建设资源分配不均；科技档案数字化智能化缓慢，科技档案数字化水平参差不齐，人工智能技术应用滞后；科技档案利用与共享效率不高。

对策建议

1.增强科技档案数字化及知识管理意识

数智时代要强化科技档案数字化及知识管理意识，要转变“注重保管不重视利用”旧观念，将“管”的传统模式变为“用”的新模式；加强顶层设计，做好谋篇布局，加快推进科技档案数字化及知识管理，积极探索数字技术、人工智能等新一代信息技术与科技档案知识管理深度结合，转变科技档案过去“档案库”载体管理职能，真正发挥科技档案“资源库”知识管理潜力。

2.设置科技档案数字化及知识管理专业机构

组织机构建设是推动科技档案数字化及知识管理的有力保证，建议还未设置科技档案专业管理机构的省份（比如山西省），加强科技档案组织机构建设，设置专门的科技档案管理专业机构，或依托科技情报机构、科技信息机构、科技战略研究机构，进一步明确和完善专业机构职能，集中统一管理科技档案资料，并进行二次开发利用和共享，推动科技档案数字化及知识管理。

3.夯实科技档案现代化管理专业人才队伍

通过专题培训、专题研讨、专题讲座、继续教育等多种形式，组织计算机、数字化、人工智能、网络安全以及科技档案知识管理等各类培训，不断提升科技档案管理人员自身专业素质和管理能力；吸纳满足数智时代科技档案发展需求的复合型专业人才，招录既懂档案专业知识，又熟悉大数据、云计算和人工智能等信息技术的新型人才；加强与高校合作交流，建立信息资源管理专业实习基地，将新技术和新理念引入科技档案管理实践。

4.提升数字化科技档案信息安全管理水平

对科技档案定期开展备份工作，避免数字化科技档案丢失，定期对计算机设备进行维护，对网络软件系统进行及时升级更新，对科技档案数字化管理设备及时提档升级。引入数字水印技术，特别是开放共享环节中，发挥数字水印技术信息资源保护功能，强化安全保护，降低信息安全风险隐患。通过应用防火墙技术、认证技术、加密技术、安装监控设备等科技手段，切实保障网络畅通和安全。

5.加快推进科技档案数字化及知识管理进程

加快数字化进度，尽快建立科技档案治理体系、资源体系、利用体系、人才体系、安全体系、数字化及知识管理为一体的科技档案管理体系，推进科技档案“收集、整理、存档、管理、利用、共享和保护”各环节数字化和智能化知识管理。围绕实现科技档案资源知识共享，搭建全国科技档案知识共享服务平台，对无密级的科技档案数据资源实行开放共享服务，推动实现科技档案数字化、数据化、知识化和可视化。

6.谋划布局数字化智能化智慧科技档案建设

借助大模型赋能科技档案数字化、智慧化，实现科技档案知识价值和智库功能是大势所趋。科技档案管理部门或专业机构要高瞻远瞩，积极谋划布局智慧科技档案建设，围绕实现科技档案“治理数字化、数据价值化、知识可视化与共享智能化”，推进智慧科技档案馆（室）建设工作，建设高标准智能化档案库房，引入智能科技档案管理系统，实现科技档案库房智能检索、归还、上下架、借阅、盘点、查询等功能，积极搭建科技档案数据资源可视化平台，大胆探索借助DeepSeek、百度文心等大语言模型文本识别并关联的功能和人机智能交互功能，助力科技档案信息人机交互层面智能检索和知识挖掘、利用与共享，真正实现知识挖掘、知识创造，最大限度释放科技档案数据资源的知识价值，实现科技档案的知识化和智能化管理。

作者：王旭  葛川

山西省科技情报与战略研究中心

来源：此文为缩减版，《中国科技资源导刊》2025 Vol.(3)

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